Phòng hành chính được hình thành trên cơ sở ban đầu là một tổ cán bộ trợ lý giúp việc cho Viện trưởng và Ban Lãnh đạo Viện, sau đó cùng với sự phát triển của Viện, Phòng hành chính đã được thành lập, lúc đầu chỉ có 4 người, 1 bác sỹ và 2 y tá và một hộ lý.
Lãnh đạo phòng tiền nhiệm
BS. Đặng Đình Tích Nguyên trưởng phòng
BSCC. Nguyễn Thị Lê Hồng Nguyên trưởng phòng
PGS. TS. Nguyễn Thị Bạch Yến Nguyên trưởng phòng (2002 - 06/2014)
Vũ Lan Nhi Nguyên điều dưỡng trưởng Viện
Nguyễn Thị Nhã Nguyên điều dưỡng trưởng Viện
Nguyễn Thị Nga Nguyên điều dưỡng trưởng Viện (6/2003 - 12/2012)
Nhân lực
Hiện nay: 20 cán bộ nhân viên GS.TS. Phạm Gia Khải, nguyên Viện trưởng, chuyên gia cao cấp GS.TS. Nguyễn Lân Việt, Nguyên Viện trưởng PGS. TS. Đỗ Doãn Lợi, Viện trưởng CN. Nguyễn Thị Ngọc Anh, Điều dưỡng trưởng Viện Tim mạch ThS. Điều dưỡng Nguyễn Ngọc Phước Cử nhân Điều dưỡng Nguyễn Thị Thu Hiền, Cử nhân Điều dưỡng Trần Thị Ngoan, Cử nhân Điều dưỡng Nguyễn Thị Mùi, Điều dưỡng trung học Trương Thị Thu Trang. Cử nhân kế toán Nguyễn Thị Thanh, Cử nhân kế toán Nguyễn Ngọc Khuê, Cử nhân kế toán Nguyễn Thị Yến. Kỹ sư Ngô Thanh Huyền, Kỹ sư Nguyễn Đức Tâm, TS.BS. Nguyễn Mai Ngọc, ThS.BS. Đào Ngọc Thủy. Nhân viên hành chính Đỗ Thị Hoài Châu, Lái xe Nguyễn Đình Ánh.
Chức năng Nhiệm vụ: Trợ giúp Lãnh đạo Viện về các công tác:
Kế hoạch, nghiệp vụ chuyên môn
Hành chính Quản trị
Tổ chức cán bộ
Quản lý Tài chính (thu, chi)
Vật tư thiết bị y tế
Điều dưỡng, chăm sóc bệnh nhân
Hợp tác Quốc tế
Bảo vệ chính trị nội bộ
Kết quả hoạt động
Tập thể cán bộ nhân viên trong phòng luôn có sự đoàn kết thống nhất cao trên cơ sở dân chủ, phát huy năng lực của mọi cán bộ.
Phối hợp với các phòng ban trong toàn Viện để đảm bảo chất lượng điều trị cho bệnh nhân, thống nhất các phác đồ điều trị trong Viện, từ đó giúp các địa phương trong toàn quốc có được các phác đồ điều trị hợp lý nhất về tim mạch.
Được sự ủng hộ của Ban Giám đốc, Ban quản lý Dự án, Phòng Hành chính quản trị nên cơ sở hạ tầng của Viện cũng đã có những bước thay đổi đáng kể, phần lớn các đơn vị trong Viện, cảnh quan, sân vườn đã được chỉnh trang sạch đẹp, tạo cảm giác thân thiện cho người bệnh khi vào nằm điều trị tại Viện.
Các cán bộ của Viện cũng đã được trang bị các đồ dùng cá nhân như: phòng làm việc, tủ, bàn ghế đầy đủ, tạo điều kiện tốt nhất có thể để các Bác sỹ an tâm cho công tác điều trị, chăm sóc người bệnh, góp phần nhỏ vào thành công chung của Viện.
Lập dự trù mua sắm văn phòng phẩm, các đồ dùng thiết yếu hàng ngày cho các đơn vị trong Viện, phối hợp với các tổ cơ khí, tổ điện, tổ sửa chữa, công ty điện Bách Khoa khắc phục các sự cố về điện, nước, cơ sở hạ tầng nhanh nhất đảm bảo cho các hoạt động chuyên môn của Viện.
Phối hợp tốt với phòng Tổ chức cán bộ giải quyết các vấn đề vấn đề có liên quan đến người bệnh thuộc diện chính sách xã hội. Tổ chức thực hiện tốt công tác bảo vệ chính trị nội bộ, quan hệ chặt chẽ với các tổ chức Đảng, chính quyền địa phương để phối hợp công tác trong công việc. Phối hợp với Công đoàn, Đoàn Thanh niên tổ chức phong trào thi đua, các đợt học tập thời sự, chính trị, ..., chính sách, để nâng cao y đức, tinh thần trách nhiệm và thái độ phục vụ.
Trợ giúp Ban lãnh đạo Viện trong công tác quản lý Kinh tế Y tế. Từ năm 2008, Viện đã đi đầu thực hiện nghị định 43 tại Bệnh viện Bạch Mai. Đã quản lý tốt nguồn thu và nguồn chi, thực hành tiết kiệm, tránh lãng phí. Đảm bảo tăng cường chất lượng điều trị, giảm chi phí, tăng nguồn thu cho Bệnh viện.
Phối hợp tốt với cơ quan Bảo hiểm y tế trong việc thực thanh thực chi cho các bệnh nhân làm kỹ thuật cao được hưởng đúng chế độ bảo hiểm nhằm đảm bảo quyền lợi chính đáng của họ.
Đảm bảo hệ thống mạng nội bộ thu tiền viện phí của bệnh nhân hoạt động ổn định, quản lý tốt nguồn thu, nguồn chi, tránh lãng phí và thất thu cho bệnh viện. Hiện nay tất cả các phòng, đơn vị trong Viện đều được kết nối Internet tốc độ cao.
Quản lý tốt vật tư tiêu hao, tài sản cố định, luôn phối hợp với phòng Vật tư thiết bị Y tế bệnh viện theo dõi và quản lý toàn bộ máy móc trang thiết bị và dụng cụ y tế của của Viện. Lập dự trù mua sắm các vật tư tiêu hao hàng ngày cho các đơn vị trong Viện, Phối hợp với các đơn vị trong Viện cũng như tổ điện tử của phòng Vật tư bảo dưỡng, bảo trì và sửa chữa tất cả các loại thiết bị vật tư y tế, hệ thống điều hòa trung tâm, điều hòa cục bộ... trong Viện.
Lập kế hoạch công tác chăm sóc điều dưỡng trong Viện, tổ chức thực hiện công tác chăm sóc bệnh nhân, kiểm tra điều dưỡng kỹ thuật viên, hộ lý thực hiện đúng các quy trình, kỹ thuật chuyên môn.
Phối hợp với phòng và Hợp tác quốc tế của Bệnh viện tổ chức tiếp đón nhiều đoàn GS, Bác sỹ từ các nước như Pháp, Mỹ, Đức, Nhật Bản, Singapore, Trung Quốc, Hàn Quốc... sang làm việc và giúp đỡ về chuyên môn cho Viện, do đó Viện đã triển khai có hiệu quả được rất nhiều các kỹ thuật mới, nhất là tim mạch can thiệp.
Hàng năm phối hợp với các phòng chức năng của Bệnh viện Bạch Mai tổ chức các lớp tập huấn về an toàn cháy nổ. Tập huấn về an toàn bức xạ, về chống nhiễm khuẩn để cán bộ viên chức trong Viện luôn thực hiện tốt công tác an toàn lao động cũng như công tác phòng cháy chữa cháy.
An ninh trật tự, vệ sinh trong Viện cũng được siết chặt và được kiểm tra thường xuyên, giảm thiểu mất mát cho bệnh nhân, môi trường Viện đã trở nên sạch sẽ, thoáng mát hơn.
Thành tích thi đua
Hàng năm tập thể phòng Hành chính liên tục đạt Tổ lao động tiên tiến, Tổ lao động giỏi.
Phòng có nhiều cán bộ được tặng thưởng bằng khen của Bộ trưởng, bằng khen của Bệnh viện, nhiều cán bộ của Phòng liên tục đạt Danh hiệu chiến sỹ thi đua cấp cơ sở.